04 Toezicht en medezeggenschap​

De Raad van Toezicht (RvT) houdt integraal en onafhankelijk toezicht op de instelling, in het bijzonder op het College van Bestuur (CvB). Zoals omschreven in ons toezichtkader toetst de RvT of het CvB bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog heeft voor het belang van de organisatie in relatie tot de maatschappelijke functie en daarbij rekening houdt met het instellingsbelang en het publieke belang. Daarnaast zijn we de werkgever van het CvB en vervullen we een rol als klankbord en adviseur. Concreet betekent dit dat we niet alleen achteraf goedkeuren, maar ook vooraf sparren met het CvB. Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies, die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Kwaliteit en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie.

In het verslagjaar kwamen we vijf keer bijeen in een reguliere vergadering met het CvB. We hebben bij de start van het jaar een aantal besluiten bekrachtigd, die we als RvT i.o. reeds besproken hadden. Dit betreft o.a.

• benoeming van de externe accountant en vaststelling van het Reglement RvT, het toezichtkader, de voor Firda geldende bezoldigingsklasse, alsmede de benoeming en arbeidsvoorwaarden van het CvB, de samenstelling en bezoldiging van de RvT, inclusief de bindende voordracht van een lid RvT door de OR;
• goedkeuring van de geconsolideerde begroting 2023, de procuratieregelingen van ROC Friese Poort en het Friesland College, het bestuursreglement en de klokkenluidersregeling.

Middels drie rapportages per jaar, waarmee het CvB aan de RvT verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op de doelmatige verwerving en besteding van de middelen. Tot aan de zomervakantie stond in alle vergaderingen de realisatie van de instellingenfusie per 1 augustus 2023 op de agenda, waarbij we documenten zoals het reorganisatieplan en de plaatsingsprocedure bespraken. Daarnaast kwamen in de reguliere vergaderingen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• goedkeuring van de Geïntegreerde Jaardocumenten 2022 (bestuursverslag en jaarrekening) van ROC Friese Poort en het Friesland College;
• goedkeuring van de statutenwijziging;
• goedkeuring van het jaarplan en de begroting 2024, inclusief meerjarenbegroting van Firda;
• goedkeuring strategische koers 2023-2027 ‘Wij zijn Firda’, inclusief de daaraan gekoppelde resultatenkaart;
• goedkeuring van de procuratieregeling per 1 augustus 2023, het treasurystatuut, het auditstatuut en het recht van opstal ten behoeve van de aanleg van elektriciteitskabels en -leidingen locatie Anne Wadmanwei te Leeuwarden;
• bespreking van de kaderbrief 2024, de taakstelling 2023; de managementletters 2022 en de accountantsverslagen 2022;
• herbenoeming lid RvT en vaststelling profiel en procedure en benoeming twee leden Raad van Toezicht;
• vaststelling van het toetsingskader, als onderdeel van het toezichtkader;
• vaststelling vergaderrooster RvT 2024.

Daarnaast werd een evaluatievergadering gehouden. In deze vergadering stond – naast vaststelling van de bezoldigingsklasse en de bezoldiging van de RvT en het CvB voor 2024 en de voorbereiding van de evaluatiegesprekken met het CvB  – de teamanalyse centraal. Onder leiding van een extern deskundige is aan de hand van het - op basis van Insights Discovery - opgestelde teamwiel de samenstelling van de RvT en het CvB besproken, waarbij we de kracht van de RvT en het CvB als team, maar ook de valkuilen bespraken. Een mooie nadere kennismaking, die de onderlinge samenwerking in het team kan versterken en het team aan kracht laat winnen door de verschillen tussen de leden te herkennen en te waarderen.

Tijdens de studiedag in september hebben we kennis gemaakt met alle directeuren van de mbo-colleges en expertisecentra. Ze hebben ons geïnformeerd over de actualiteiten binnen hun college of expertisecentrum en we bespraken met hen de kansen en uitdagingen n.a.v. de fusie. Als RvT waren we onder de indruk van het enthousiasme en de energie van de directeuren om de doelen van Firda te verwezenlijken. Daarnaast gingen we met prof. dr. M.J.M. (Marc) Vermeulen, lid van de Commissie Macrodoelmatigheid in het MBO (CMMBO) in gesprek over de maatschappelijke impact en over governance. Hij heeft ons, vooral gericht op toezichthouden, door verschillende brillen laten kijken naar organisatorische/inhoudelijke transities. Dit vanuit maatschappelijke/sociaal en politieke context en publieke waarden: wat is van invloed en heeft impact.

Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. We streven naar een optimale balans tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we als schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, besluitenlijsten CvB, verslagen van de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het overleg met de vakbonden, benchmarks, inspectierapporten, VSV-cijfers, analyse van de keuzegids mbo en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten.

Ook voeren we tweemaal per jaar overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en Studentenraad. Middels deze gesprekken, waarin dit jaar de fusie centraal stond, ontvingen we een waardevol inkijkje in de implementatie en uitvoering van het vastgestelde beleid en de beleving op de werkvloer. Daarnaast brengen we twee keer per jaar een werkbezoek aan een mbo-college. Dit jaar bezochten we in het voorjaar de locatie van ROC Friese Poort in Emmeloord, waar we met medewerkers en studenten in gesprek gingen over de organisatie van het aanbod generieke vakken en het studentenwelzijn. En we waren aanwezig bij een les Inburgering. In het kader van het vierjaarlijks onderzoek van de Onderwijsinspectie voerden we in het voorjaar ook een gesprek met de Onderwijsinspectie. In het najaar werd een bezoek gebracht aan Firda Heerenveen, waarin de huisvesting centraal stond en daarnaast een bezoek werd gebracht aan het Cios met o.a. een rondleiding door sportstad.

Bovenstaande activiteiten leiden ertoe dat we als RvT breder geïnformeerd zijn en kennis hebben van de ontwikkelingen in de organisatie. Deze informatie benutten we bij het reflecteren op stukken die aan ons worden voorgelegd.

De Raad van Toezicht startte met acht leden. Er is gedurende het jaar afscheid genomen van drie leden. We namen tijdens de studiedag in september afscheid van Gytha Postma, die per 1 september 2023 is aftreden vanwege het aanvaarden van een nieuwe functie, welke niet verenigbaar was met het lidmaatschap van de RvT van Firda. Tegelijkertijd werd ook alvast stilgestaan bij het afscheid van Marcel Broersma en Magda Berndsen. Beiden zijn per respectievelijk 9 oktober en 1 november 2023 afgetreden vanwege het bereiken van de maximale zittingsduur. We danken hen voor hun jarenlange inzet. Per 1 september 2023 zijn Menno Vos en Bram ten Kate als RvT-lid benoemd. Hiermee werd het beoogde aantal van zeven leden bereikt. Er is in de benoemingsprocedure gezamenlijk opgetrokken met de Ondernemingsraad, waarbij Menno Vos op voordracht van de OR is benoemd. Rita Landeweerd is per 29 maart 2023 herbenoemd voor een periode van vier jaar. De Remuneratie- en Benoemingscommissie heeft voorafgaand aan deze herbenoeming een evaluatiegesprek met Rita gevoerd. Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 3.

De bezoldiging van de voorzitter en leden van de Raad van Toezicht is vastgesteld op respectievelijk 11,25% en 7,5% van het bezoldigingsmaximum van klasse G. Dit is ruim lager dan de toegestane maxima van op grond van de Wet Normering Topinkomens (resp. 15% en 10%). De ondersteuning van de RvT werd verzorgd door de beide bestuurssecretarissen.

De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 3.1.3. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van Firda. Firda is in 2023 niet afgeweken van de Code Goed Bestuur in het MBO.

We kijken terug op een intensief, maar bovenal succesvol jaar. Het eerste jaar als Firda, dat staat voor sterk vakonderwijs in Friesland en Noordelijk Flevoland. Een jaar waarin de onderwijsinspectie de kwaliteit van de besturing, kwaliteitszorg en ambitie van Firda met een voldoende beoordeelde en aangaf dat het bestuur een duidelijke visie heeft op goed onderwijs en deze passend vertaald naar ambities, doelen en beleid met oog voor lokale invulling en rekening houdend met de behoeftes van de regionale arbeidsmarkt. Als RvT zijn we trots op hetgeen in 2023 door CvB en alle medewerkers in het kader van de fusie is gerealiseerd. Temeer omdat ondanks alle extra inspanningen die zo’n fusie vraagt, het ‘gewone’ werk ook is doorgegaan. Tegelijkertijd vraagt ook 2024 nog wel extra inspanningen. Samen met het bestuur, alle medewerkers en de stakeholders werken we verder aan het realiseren van onze ambities en doelen voor de toekomst.

Bij Firda willen we niet alleen dat je slaagt in je vak, we willen dat je slaagt in je leven.

De Raad van Toezicht ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet.

Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: raadvantoezicht@firda.nl

Leeuwarden, april 2024
Namens de Raad van Toezicht,
Wim Kleinhuis, voorzitter

Een ondernemingsraad (OR) is een wettelijk geregeld orgaan voor medezeggenschap binnen een organisatie. De OR voert namens het personeel overleg met het College van Bestuur (CvB) over het organisatiebeleid en de belangen van medewerkers. Om dit goed te kunnen doen, onderhoudt de OR contact met medewerkers, studenten(raad), vakbonden, collegedirecteuren en de Raad van Toezicht.

De OR heeft een bijzondere rol in een organisatie: enerzijds is de invloed van de OR bij wet geregeld door middel van instemmings- of adviesaanvragen en anderzijds zit de toegevoegde waarde in de kennis en ervaring van OR-leden rondom (voorbereiding op) besluitvorming in de organisatie. De OR is er niet voor individuele gevallen maar voor alle zaken die teams of colleges aangaan.

De OR staat als onafhankelijk gesprekspartner voor het belang van medewerkers én organisatie. Hierbij is verbinding, betrokkenheid en transparantie cruciaal in de professionele dialoog tussen OR en CvB.

Net als 2022 stond ook het jaar 2023 grotendeels in het teken van de fusie tussen Friesland College en ROC Friese Poort. Tot 1 augustus – de datum waarop Firda een feit werd – bestonden er dan ook nog twee afzonderlijke ondernemingsraden. Met ingang van januari werd het overleg met het CvB over gedeelde agendapunten echter gezamenlijk gevoerd, ook in commissieverband. Onderwerpen specifiek geagendeerd voor één van de beide OR’s werden apart met het CvB besproken. Vanaf de zomervakantie hebben de beide OR’s als één OR geopereerd en was er eveneens één gezamenlijk overleg met het CvB (OVOR).

De OR van het Friesland College werkte niet volgens een vergadercyclus. De OR kwam wekelijks bijeen. In de commissies onderwijs, personeel en bedrijfsvoering werd de behandeling van agendapunten voorbereid, waarna aansluitend plenair overleg plaatsvond. Periodiek was er overleg met het CvB waarbij instemmings- en adviesaanvragen inhoudelijk werden besproken. De afhandeling en beantwoording van deze aanvragen vond altijd schriftelijk plaats.

De OR van ROC Friese Poort werkte volgens onderstaande vaste vergadercyclus. De besluitvorming en de vastlegging vond plaats via de verslaglegging van de vergaderingen. Daarnaast kende ROC Friese Poort, naast de vaste commissies HRM, middelen en onderwijs, per vestiging een onderdeelcommissie.

Week 1: agenda-overleg
Week 2: commissievergaderingen
Week 3: OR-vergadering
Week 4: vergaderingen onderdeelcommissies (was bij voormalig FP in week 1)
Week 5: overlegvergadering CvB (OVOR)

Besloten is deze werkwijze ook voor de nieuwe OR te hanteren. De nieuwe OR werkt eveneens met de vaste commissies financiën, onderwijs en personeel, die de behandeling van de onderwerpen voorbereid. De OR kan zich daarnaast in de voorbereiding desgewenst laten bijstaan door een extern adviseur. In het kader van de fusie is hiervan in 2023 door beide OR’s gebruik gemaakt. 

Naast de reguliere vergaderingen voert de OR overleg met andere partijen. Tweemaal per schooljaar vindt een overleg plaats tussen OR en de Raad van Toezicht. Daarnaast overlegt de OR tweemaal per schooljaar met een afvaardiging van de Studentenraad.

In het voorjaar van 2023 heeft het CvB overeenstemming bereikt met de vakbonden over de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden in het kader van de fusie. De OR voerde in gezamenlijkheid vooroverleg met de vakbondsbestuurders en schoof als toehoorder aan bij het overleg tussen CvB en vakbonden. Het reguliere overleg met de vakbonden is gepland in februari 2024.

Tenslotte wordt tweemaal per schooljaar het Artikel 24-overleg gevoerd. Tijdens dit overleg, dat onderdeel uitmaakt van de agenda van de overlegvergadering, kijken het CvB en de OR vooruit naar de te behandelen onderwerpen in het daaropvolgende half jaar.

Met het oog op de instelling van de nieuwe OR werd er in 2023 geen scholing georganiseerd. Wel namen een aantal OR-leden deel aan de jaarlijkse tweedaagse bijeenkomst van het landelijke Platform Medezeggenschap.

De OR van ROC Friese Poort gaf in 2023 geen nieuwsbrieven uit. De OR van Friesland College bracht driemaal een Nieuwsflits uit. Voor de nieuwe OR werd een pagina ingericht op het (tijdelijke) gezamenlijke digitale fusieplatform. 

In het kader van de fusie zijn in het afgelopen jaar diverse instemmings- en adviesaanvragen aan de OR’s voorgelegd. De belangrijkste aanvraag betreft het reorganisatieplan, waarin de inrichting van de mbo-colleges, ondersteunende diensten, expertisecentra en programma’s is beschreven. Beide afzonderlijke OR’s adviseerden in het voorjaar positief over het plan. Daarnaast ontvingen de OR’s een aantal instemmings- en adviesaanvragen inzake regelingen die in het kader van de fusie opnieuw vastgesteld moesten worden voor Firda. Een opsomming hiervan staat in het vervolg van dit verslag.

In het najaar van 2023 vonden de verkiezingen voor de nieuwe OR plaats. De verkiezingscommissie bestond uit Mathijs de Jong, Gerard Lemstra en Jan Egbert Weitering. In alle kiesgroepen, uitgezonderd de kiesgroep OP Leeuwarden/Dokkum Zuid, was het aantal kandidaten gelijk aan het aantal beschikbare zetels. Deze kandidaten zijn automatisch benoemd tot lid van de OR. In de kiesgroep OBP Drachten is nog een vacature. In de week van 16 tot en met 20 oktober vonden verkiezingen plaats in de kiesgroep OP Leeuwarden/Dokkum Zuid. Helaas moesten deze verkiezingen ongeldig verklaard worden omdat een aantal medewerkers ten onrechte waren uitgenodigd hun stem uit te brengen. De verkiezingen werden opnieuw gehouden in de week van 6 tot en met 10 november. 

De nieuwe OR werd geïnstalleerd tijdens de installatievergadering op 15 november en trad in functie op 20 november.

De beide ondernemingsraden van voormalig Friesland College en ROC Friese Poort behandelden onderstaande onderwerpen afzonderlijk van elkaar.

• Reglement OR Firda (voorlopig vastgesteld)
• Jaarrooster 2024-2025 (ingestemd)
• Opleidingenoverzicht 2023 - 2024, 2e herziening + aanbod 24-25 (positief advies)
• Reorganisatieplan (positief advies)
• Regeling compensatie verlof OP 23-24 (ingestemd)
• Stageregeling Firda (ingestemd)
• Meerjarenformatieplan (ingestemd)
• Handboek examinering (ingestemd)
• Examenreglement (ingestemd)
• Meerjarenfinancieel beleid/kaderbrief (uitgesteld tot behandeling strategisch huisvestingsplan)

De nieuwe OR boog zich over onderstaande onderwerpen.

• Notitie kengetallen streefcijfers (ingestemd tot aan behandeling kaderbrief in mei 2024)
• Jaarrooster OP/vakantieregeling studenten 24-25 (ingestemd)
• Handboeken examinering VAVO en educatie (ingestemd)
• Programma’s van toetsing en afsluiting VAVO (ingestemd)
• Reglement OR (definitief vastgesteld)
• Medezeggenschapsstatuut (ingestemd)
• Uitgangspunten Werkkostenregeling 2024 (ingestemd)
• Gesprekkencyclus (ingestemd)
• Visie op kwaliteitszorg (positief advies)

In bovenstaande opsomming ontbreken de stukken die de OR ter informatie heeft ontvangen.

Voor de samenstelling van de OR van Firda per 15 november 2023 wordt verwezen naar bijlage 5.

De OR heeft zijn taak uitgeoefend in het besef dat een gezonde en veilige werkomgeving voor iedere medewerker bijdraagt aan het succes van onze studenten en dat een zo breed mogelijk draagvlak bijdraagt aan het realiseren van de ambities van Firda. 

De OR wil het CvB bedanken voor de constructieve samenwerking in 2023.

Thomas Oosterkamp, voorzitter                                              

Annet van der Geest, secretaris/plaatsvervangend voorzitter

De TSR vergaderde dit jaar vier keer met het College van Bestuur. Een belangrijk gesprekpunt tijdens deze vergaderingen was besturenfusie per 1 januari 2023 en de instellingenfusie per 1 augustus per 1 augustus 2023.

Daarnaast is er onder meer gesproken over het stagepact en wat dat betekent voor de student en is er stilgestaan bij het reglement en het huishoudelijk reglement voor de studentenraad. De TSR is betrokken bij en heeft input geleverd voor de nieuwe Kwaliteitsagenda van Firda. Met name op het onderwerp ‘gelijke kansen’ hebben de studenten een aantal voorbeelden aangedragen die zijn meegenomen in de Kwaliteitsagenda.

In het kader van de fusie dienden veel beleidsstukken te worden geharmoniseerd, waarvan er meerdere aan de TSR ter instemming of advies werden voorgelegd. Voorbeelden hiervan zijn:

• het examenreglement;
• het handboek examinering;
• het studentenstatuut;
• de praktijkovereenkomst;
• de verschillende klachtenregelingen;
• het privacybeleid;
• het jaarrooster.

Naast het overleg met het College van Bestuur heeft de TSR dit jaar ook tweemaal overleg gehad met een delegatie van de ondernemingsraden en tweemaal met de Raad van Toezicht. De overleggen stonden voornamelijk in het teken van de fusie, maar er is ook gesproken over de rechtspositie van stagiaires en de stage- of onkostenvergoeding voor studenten.

Op 6 juni 2023 is in een gezamenlijke vergadering met delegaties van de beide ondernemingsraden en het College van Bestuur de Kaderbrief 2024 besproken en op basis daarvan is ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting 2024. 

Een aantal leden van de TSR hebben deelgenomen aan het gesprek met de inspectie in het kader van het vierjarig onderzoek bij Firda door de onderwijsinspectie. Het gesprek ging over medezeggenschap (de studentenraad), de fusie en de studenten.

Na de verkiezingen in oktober is er op elk mbo-college een deelraad geïnstalleerd. Vanuit deze deelraden zijn in totaal 15 leden naar de centrale studentenraad afgevaardigd en op 4 december 2023 formeel geïnstalleerd. De centrale studentenraad wordt ondersteund door een onafhankelijk begeleider.

De eerste vergadering van de centrale studentenraad met het College van Bestuur vindt in januari 2024 plaats.

De examenorganisatie van ROC Friese Poort bestaat uit meerdere examencommissies (per vestiging) en een overkoepelende examenraad. De examenraad, bestaande uit de voorzitters van de examencommissies en de centrale beleidsadviseur examinering, adviseert enerzijds het College van Bestuur over het examenbeleid en de –organisatie, anderzijds borgt ze eenduidig handelen over de vestigingen heen. De examencommissies borgen binnen de vestigingen het proces om te komen tot deugdelijke diplomering. Ieder team heeft een examencoördinator, die er zorg voor draagt dat de examinering binnen het team voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Veel examencoördinatoren zitten tevens in een examencommissie. Ervaringen worden opgedaan met vertegenwoordigers vanuit clusters van opleidingen in plaats van uit ieder team een examencoördinator.

De examenorganisatie van het Friesland College bestaat uit meerdere examen- en borgingscommissies (per school) en een overkoepelende stuurgroep examinering. De stuurgroep, bestaande uit de voorzitters van de examencommissies, een onafhankelijk voorzitter, een senior beleidsadviseur en een directeur van een mbo-school draagt, namens het CvB, zorg voor het onafhankelijk en deskundig functioneren van de examencommissie. De examencommissies borgen binnen de scholen het proces om te komen tot deugdelijke diplomering. Ieder team heeft een regisseur examinering die zorgt voor draagt dat de examinering binnen het team voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Richtlijn is dat de regisseur examinering tevens zitting heeft in de examencommissie. Belangrijk daarbij is de dekkingsgraad van de opleidingen waarvoor de examencommissie verantwoordelijk is.

In totaal zijn er 7551 studenten gediplomeerd in schooljaar 2022/2023, bij ROC Friese Poort en het Friesland college gezamenlijk.

De examencommissies van beide voormalige roc’s hebben afgelopen schooljaar stabiel gefunctioneerd. Er wordt gesproken over een open cultuur waarbij reflectie en elkaar feedback geven normaal is. De leden van de examencommissies zijn deskundig voor hun taak. Er zijn meerdere scholingsmomenten georganiseerd. Bij deze scholingsbijeenkomsten is binnen het voormalig Friesland College onder andere geregeld aandacht besteed aan de Kwaliteitskaart examinering.¹ Daarnaast werden er op beide roc’s algemene scholingen over het vrijstellingenbeleid, scheiding tussen borgen en zorgen en effectief vergaderen georganiseerd. Ook werden er landelijke bijeenkomsten van bijvoorbeeld het Kennispunt MBO bezocht.

Er is sprake van bewuste en constante kwaliteitsverbetering waarbij risico’s tijdig worden gesignaleerd. Dit gebeurt aan de hand van interne audits, een jaarplan en verbetervoorstellen. Hiermee wordt gedurende het schooljaar de kwaliteit van de werkzaamheden en het functioneren van de examencommissies gemonitord. De resultaten worden aan het Onderzoekskader mbo, en binnen het voormalig Friesland college ook aan de kwaliteitsstandaarden uit het Kwaliteitskader FC 2019, getoetst. Tot slot wordt het eigen functioneren in de examencommissies geëvalueerd, geregeld gebeurt dit onder andere door middel van een zelfevaluatie. Bij het Friesland College waren er interne audits geweest, met positieve bevindingen, specifiek gericht op het functioneren van de examencommissies.

Uit de in totaal dertien jaarverslagen van de examencommissies en borgingscommissies komt een aantal ontwikkelingen en aandachtspunten naar voren. Er worden geen daadwerkelijke risico’s benoemd. 

Drie aandachtspunten die bij beide roc’s naar voren komen zijn de scholing van de externe assessoren, de borging van onafhankelijke en objectieve beoordeling bij alle examens en het evalueren van de examens met de studenten en de externe assessoren. Twee onderwerpen van aandacht specifiek voor voormalig ROC Friese Poort zijn, ten eerste het ontbreken van één lid van het beroepenveld voor de examencommissie. Ten tweede de roep van de vaststellingsadviescommissies om rolverduidelijking. 

Wat het afgelopen jaar in verschillende examencommissies veel aandacht heeft gekregen is de digitalisering. Enerzijds digitalisering van examenprocessen zoals het aanvragen van vrijstellingen, aangepaste examinering en digitale dossiervorming, anderzijds digitalisering van de afname en beoordeling van examens. Van belang hierbij is: blijf aandacht houden voor de samenhang en bevordering van de digitalisering van de examenprocessen en de randvoorwaarden. 

Afgelopen schooljaar hebben de pilots ‘Anders verantwoorden van het diplomabesluit’ doorgang gevonden. De betrokken examencommissies zijn hierbij nauw betrokken geweest, waar de scheiding tussen zorgen en borgen nauwkeurig bewaakt werd. Daarnaast is er in het licht van de pilots door de examencommissies aandacht besteed aan de visie op de toekomst van examineren in het mbo en bij Firda. 

Er wordt aangegeven dat de fusie onzekerheid en onduidelijkheid met zich meebrengt. Er is door leden van de examencommissies de wens uitgesproken om meer op één lijn te werken met de andere mbo-colleges. Hierbij wordt eveneens de wens uitgesproken voor Firda-brede scholingen voor alle examenfunctionarissen. Daarnaast verdient het borgen van de communicatie blijvend aandacht. Door de fusie wordt op veel niveaus met elkaar gecommuniceerd en worden verschillen dichterbij elkaar gebracht. De informatievoorziening in onze veranderende organisatie naar alle examenfunctionarissen is van groot belang.

Dit schooljaar is er vanaf de start overleg geweest tussen de Examenraad van voormalig ROC Friese Poort en de Stuurgroep examinering van het voormalig Friesland College. Het jaarplan bestond, naast ‘de winkel openhouden’ en zorgen voor de borging en het bewaken van de kwaliteit, met name uit het treffen van voorbereidingen voor de aankomende fusie. Het komen tot één examenorganisatie en de daarbij behorende documenten opstellen. Er is in schooljaar 2022/2023 hard gewerkt door de Examenraad, Stuurgroep examinering, beleidsadviseurs examinering en de werkgroep examinering om de benodigde documenten op te stellen. Met als resultaat een Firda handboek examinering en Firda examenreglement.

ROC Friese Poort kende vier commissies, te weten:

1. Klachtencommissie
2. Commissie arbeidszaken
3. Privacy commissie
4. Commissie van Beroep voor de Examens

Bij de klachtencommissie en privacy commissie zijn in het verslagjaar 2023 geen klachten binnengekomen. De commissie arbeidszaken heeft één bezwaar ontvangen en dit bezwaar is door de commissie ongegrond verklaard.

Bij de Commissie van Beroep voor de Examens zijn drie beroepschriften binnengekomen. Deze beroepschriften richten zich tegen het afgegeven definitieve negatieve bindend studieadvies op grond van art. 8.1.7a WEB. In één geval is het beroep ingetrokken voordat er uitspraak door de commissie van beroep voor de examens is gedaan. In de overige twee gevallen is het definitieve negatieve bindend studieadvies door de commissie van beroep voor de examens ongegrond verklaard.

Binnen het Friesland College werden klachten geregistreerd door FC Studenten Services. In het eerste half jaar werden 17 klachten ingediend. Dit is vergelijkbaar met 2022 toen er in de eerste zes maanden 18 klachten werden ingediend. Alle klachten zijn naar tevredenheid afgehandeld.

Wanneer een student niet tevreden is over hoe zijn klacht is afgehandeld, kan hij /zij een klacht indienen bij de onafhankelijke klachtencommissie. In 2023 zijn bij deze commissie geen klachten ingediend.

Bij deze commissie, die klachten behandelt van studenten en medewerkers op het terrein van bijvoorbeeld discriminatie, (seksuele) intimidatie, geweldpleging of bedreiging, zijn geen klachten ingediend.

Studenten en medewerkers kunnen tegen bepaalde besluiten in bezwaar of beroep gaan bij de interne bezwarencommissie. De interne bezwarencommissie is een zelfstandige, van het Friesland College onafhankelijke, commissie. Voor studenten zijn er de commissies ‘Interne bezwarencommissie, sectie studenten’ en ‘Commissie van Beroep voor de Examens Friesland College’. Voor medewerkers zijn er de commissies ‘Interne bezwarencommissie, sectie personeel’ en ‘Interne bezwarencommissie, beoordelingen’.

In 2023 dienden twee studenten een bezwaarschrift in bij de interne bezwarencommissie, sectie studenten. Het ene bezwaar werd door de interne bezwarencommissie ongegrond verklaard en het andere bezwaar is niet in behandeling genomen omdat het geconstateerde verzuim niet is hersteld. 

Bij de interne bezwarencommissie personeel werd in 2023 één bezwaar ingediend. Dit bezwaar is door de medewerker ingetrokken. Bij de Commissie van Beroep voor de Examens werden geen zaken aanhangig gemaakt.

Vanaf 1 augustus 2023 zijn de klachtenregelingen geharmoniseerd. Dit heeft ertoe geleid dat er nieuwe commissies zijn gevormd, voorzien van nieuwe reglementen, en dat er nieuwe leden voor de commissies zijn benoemd. Voor een aantal commissies geldt dat deze dienen te beschikken over een onafhankelijke externe voorzitter. Firda werkt daarvoor met een zogenaamde ‘voorzitterspool’ van externe voorzitters.

In het harmonisatieproces is meteen rekening gehouden met de nieuwe wetgeving waarin onder meer is bepaald dat een onderwijsinstelling een toegankelijke ‘faciliteit’ dient in te richten waar studenten klachten, bezwaren of beroep kunnen indienen. De faciliteit is verantwoordelijk voor het doorzenden van de klacht, het bezwaar of het beroep naar de commissie of het orgaan dat bevoegd is de klacht, het bezwaar of het beroep in behandeling te nemen, dan wel een besluit hierop dient te nemen. Binnen Firda is ‘het Loket’ als faciliteit ingericht. Via dit laagdrempelige loket komt de student bij de juiste commissie terecht.

Binnen Firda kennen we de volgende commissies:

• Algemene Klachtencommissie
• Klachtencommissie Sociale Veiligheid
• Privacy commissie
• Geschillenadviescommissie
• Commissie van Beroep voor de Examens
• Interne Commissie Arbeidszaken

Bij Algemene Klachtencommissie, de Privacy commissie, de klachtencommissie Sociale Veiligheid en de Geschillenadviescommissie zijn vanaf 1 augustus 2023 geen klachten of bezwaren ingediend.

De Commissie van Beroep voor de Examens heeft twee beroepschriften ontvangen. In het eerste geval is het beroepschrift door de student ingetrokken. In het tweede geval heeft de commissie het beroep gegrond verklaard en besloten dat er een nieuw besluit dient te worden genomen met inachtneming van de door de commissie aangegeven instructies.

Bij de Commissie Arbeidszaken is eind 2023 een bezwaar ingediend. De behandeling van dit bezwaar loopt door in 2024.

In 2023 is er geen gebruik gemaakt van de Klokkenluidersregeling.

Tot slot geldt dat alle medewerkers in 2023 zijn geplaatst in een functie in de nieuwe organisatiestructuur. De bezwarencommissie Plaatsingsprocedure - een tijdelijke commissie bestaande uit drie onafhankelijke, externe leden – is in het leven geroepen om eventuele bezwaren van medewerkers met betrekking tot deze plaatsing te behandelen. In totaal zijn er zes bezwaarschriften ingediend.

Eén bezwaar is ingetrokken en één bezwaar is niet-ontvankelijk verklaard door de commissie. De commissie heeft drie bezwaren ongegrond verklaard, met in één geval het advies om de hardheidsclausule toe te passen. Eén bezwaar werd deels ongegrond en deels gegrond verklaard, met de toevoeging om de inhoud van een nieuw uit te reiken besluit ongewijzigd te laten.