03 Financiën en continuïteit​

Het resultaat van Firda over 2023 is beter dan verwacht. Als gevolg van de kosten voor de fusie, de gestegen energielasten en extra uitgaven als gevolg van NPO activiteiten was een aanzienlijk negatief resultaat begroot van – 11,5 mln. Het financiële resultaat is uitgekomen op 4,9 mln., een positieve afwijking van 16 mln. Als gevolg van dit positieve resultaat is de solvabiliteit van Firda in 2023 toegenomen.

Het grote verschil ten opzichte van het eerder verwachte tekort van 11,5 mln. komt vooral door  incidentele resultaten. Ten eerste betreft dit de bijstelling van de lumpsumbeschikking van OCW als gevolg van de loon- en prijscompensatie. Deze is over 2023 veel hoger uitgevallen dan vooraf aangenomen, onder andere doordat er extra prijscompensatie heeft plaatsgevonden voor de sterk gestegen inflatie in 2022. Dit levert een voordeel op van 5,5 mln. t.o.v. de begroting. Ten tweede is er een wijziging van de verslaggevingsregels rondom de opbrengstverantwoording van de kwaliteitsagenda middelen. Vanaf 2023 mogen deze baten niet langer worden gematcht met de uitgaven maar moeten worden verantwoord in het jaar van ontvangst. Dit levert in 2023 een vrijval op van bijna 10 mln. Dit betreft de onderbesteding over de gehele periode van het bestuursakkoord 2019 t/m 2023. Met name in 2022 en 2023 liep de uitvoering van de plannen vertraging op als gevolg van de vele fusie gerelateerde projecten. Om een deel van deze middelen in 2024 alsnog in te kunnen zetten zal een deel van het resultaat een specifieke bestemming krijgen in de reserve van Firda (de zogenaamde bestemmingsreserve onderwijs).

De loonkosten zijn iets gunstiger uitgevallen dan verwacht. De formatie ontwikkeling lag in lijn met de begroting, de loonkosten per medewerker zijn onder begroting uitgekomen (exclusief het effect van de nieuwe CAO). Daar staat een hogere dotatie m.b.t. de personele voorzieningen tegenover. Dit is met name het gevolg van het harmoniseren van de berekeningswijze voor de voorziening seniorenverlof en WGA van de twee voormalige ROC’s. Daarnaast is er een toename van de schuld vakantiedagen doordat er een stijging is van het aantal niet opgenomen vakantiedagen per medewerker ultimo 2023.

In 2023 zijn er eenmalige uitgaven geweest als gevolg van de fusie. Dit betreft een bedrag van ruim 5 mln. euro. De grootste uitgave betreft de implementatie van een nieuwe gezamenlijke huisstijl. Daarnaast is er extra inhuur geweest voor de diverse ICT integratie projecten en voor de fusie programmaleiding.

De rijksbijdragen zijn € 26 mln. hoger uitgekomen dan begroot. Enerzijds betreft dit een bijstelling van de lumpsum over 2023 van 15,3 miljoen als gevolg van de loon- en prijscompensatie, hier staan deels hogere loonkosten tegenover als gevolg van de CAO. Daarnaast is er sprake van een hogere rijksbijdrage door de niet begrote vrijval van bijna 10 mln. m.b.t. de kwaliteitsagenda middelen.  

In 2023 zijn de liquide middelen toegenomen als gevolg van het positieve resultaat, een laag bedrag aan investeringen en de ontvangst van het resultaatafhankelijke deel van de kwaliteitsmiddelen. De omvang van de liquide middelen steeg in 2023 met € 21 mln. naar € 87 mln.

Firda staat er financieel zeer gezond voor. De solvabiliteit ligt met 66,6% boven het gemiddelde van de MBO sector (59%) en ruim boven de ondergrens van 30% die de onderwijsinspectie hanteert. Ondanks deze hoge solvabiliteit is er geen sprake van bovenmatige reserves (zie de continuïteitsparagraaf). Een groot deel van het eigen vermogen wordt aangewend voor de financiering van huisvesting. 

In onderstaande tabel staat de meerjarenraming voor Firda.

Het aantal studenten is in het schooljaar 2022-2023 met 5,5% afgenomen t.o.v. het schooljaar daarvoor. De daling zit vooral in de BOL opleidingen met 7%. Dit als gevolg van een lagere instroom vanuit het VO, een afname van de doorstroom en een relatief hoge uitstroom.  

De verhoogde uitstroom heeft als oorzaak het hoge aantal gediplomeerden nu de studie achterstanden, die ontstonden door corona, zijn ingelopen. De interne doorstroom is afgenomen als gevolg van de sterke arbeidsmarkt waardoor jongeren sneller een baan vinden. 

In onderstaand overzicht is de verwachte ontwikkeling van het personeelsbestand weergegeven voor de komende jaren.

In het kader van de fusie is er in 2023 een analyse gemaakt van de huisvestingsportefeuille. Op basis daarvan zijn een aantal vraagstukken gedefinieerd. De belangrijkste vraagstukken zijn

• Welke huurlocaties worden gesloten als gevolg van de krimp in studentenaantallen.
• De schuifoperatie in Leeuwarden als gevolg van het samenvoegen van het opleidingen aanbod van Firda en de vorming van twee MBO Colleges in Leeuwarden. In een periode van drie jaar wordt een aanzienlijk deel van de huidige opleidingen verplaatst zodat in 2026 de gewenste eindsituatie wordt bereikt.
• Uitwerking diverse opties met betrekking tot de revitalisatie van de locatie Leeuwarden Wilaarderburen.
• Scenario’s voor de toekomstige huisvesting van de opleidingen in Heerenveen.
• Vervanging gebouw D in Drachten
• Scenarioanalyse huisvesting Maritien Training Centrum Urk
• Aankoop en voorbereidingen aanbesteding en verbouw locatie Sneek, Eeltjebaasweg.

Met betrekking tot de schuifplanning Leeuwarden en de verbouw locatie Sneek, Eeltjesbaasweg heeft inmiddels besluitvorming plaatsgevonden. In het voorjaar van 2024 wordt een nieuw strategisch huisvestingsplan 2025-2035 voor Firda opgesteld met daarin de belangrijkste huisvestingskeuzes voor de komende jaren. Op basis van de huidige plannen zijn de significante (> € 2,5 mln.) voorgenomen investeringen:

• De sloop en nieuwbouw  van gebouw D in Drachten in 2025 en 2026,  raming € 23 mln.
• De schuifplanning in Leeuwarden inclusief aanpassingen aan de diverse locaties, 7 mln over de periode 2024-2026.
• Sloop kruis Wilaarderburen, herinrichting bestaande gebouw en investering binnenklimaat, raming 6,3 mln.  gepland voor de periode 2024-2026.

Voor alle plannen is een financiële doorrekening op lange termijn gemaakt. De effecten hiervan zijn opgenomen in de meerjarenraming, waardoor we een stijging zien van de post afschrijvingen vanaf 2027. Daarbij is er sprake van een mate van onzekerheid doordat de bouwkosten de afgelopen periode sterk zijn toegenomen. Door de lange ontwikkeltijd van grote projecten kan er een aanzienlijk verschil zitten tussen de kostenraming bij de business case en de offertes bij het aanbesteden van een project. Bijgaande projecten zijn gebaseerd op het prijspeil van medio 2023.

Door het afstoten van verschillende huurlocaties en bij nieuwbouw kleiner te bouwen dan bestaande bouw zijn we de komende jaren in staat om de omvang van onze huisvestingsportefeuille aan de passen aan de krimp. De verwachting is dat de huisvestingslasten t.o.v. van de totale lasten zullen toenemen de komende jaren maar dat Firda onder het gemiddelde van de MBO sector zal blijven.

In onderstaand overzicht is de meerjarenbalans weergegeven, en vervolgens de kengetallen die op basis van deze gegevens zijn berekend.

Het Treasurystatuut van Firda is in 2023 opnieuw vastgesteld. Voor beleggingen en leningen vanaf 2,5 mln. heeft het College van Bestuur goedkeuring nodig. Onder dit bedrag wordt de Raad van Toezicht geïnformeerd conform de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 voor onderwijs en onderzoek’. Ons beleid is gericht op het waarborgen van de financiële continuïteit, het minimaliseren van de rentekosten en optimaliseren van de rentebaten.  In 2022 zijn geen nieuwe leningen afgesloten. De twee leningen van de BNG en tranche 4 en 5 van de Rabobank lening zijn versneld afgelost in verband met de ontwikkeling van de rentetarieven in 2023.

Ultimo 2022 bedraagt het resterende deel van de Rabobanklening 2,6  mln. Ultimo 2023 is 50 mln. van onze liquide middelen op een 12 maandsdeposito geplaatst, met als afloop 31 november 2024.  

Firda maakt gebruik van schatkistbankieren. Hierdoor is negatieve rente op onze liquide middelen voorkomen en kunnen we, indien gewenst, de komende jaren tegen gunstige condities leningen aantrekken. Dit zal de komende jaren gecontinueerd worden.

Er wordt jaarlijks een kasstroomprognose opgesteld voor meerdere jaren. Gedurende het jaar wordt deze prognose periodiek beoordeeld en geactualiseerd. Op lange termijn verwachten we additionele investeringen als gevolg van ons strategisch huisvestingsplan. De huidige liquiditeit is ruim voldoende om deze investeringen de komende jaren met eigen middelen te financieren. 

Firda heeft een planning & control cyclus voor het bewaken van onze doelstellingen en de bedrijfsvoering. Externe controle vindt plaats door de Onderwijsinspectie en door een externe accountant. Intern sturen we aan de hand van de jaarlijkse kaderbrief en de resultatenkaart met de belangrijkste prestatie-indicatoren die gekoppeld zijn aan de strategische ambities. In een 4-maandelijkse monitoringcyclus wordt de voortgang gevolgd en wordt eventueel bijgestuurd. Om de kwaliteit van het onderwijs te borgen worden intern, maar ook met behulp van zogenaamde peer reviews, audits uitgevoerd door de auditoren van de dienst onderwijs en kwaliteit. De beheersing van de bedrijfsvoering is ook geborgd in de 4-maandelijkse monitoringscyclus.

De internal audit functie voor de bedrijfsvoering toetst, anders dan hierboven genoemde kwaliteit van het onderwijs, de kwaliteit van de interne beheersmaatregelen. Op grond van een risico-inventarisatie, die jaarlijks plaatsvindt, worden de prioriteiten en activiteiten bepaald en in het audit jaarplan vastgelegd. Onder andere de volgende activiteiten zijn gerealiseerd in 2023:

• Internal audit is nauw betrokken geweest bij de opzet en inrichting van de logische toegangsbeveiliging, inclusief de noodzakelijke functiescheiding. Tijdens een fusietraject is het zoeken naar de optimale beheersing hiervan waarbij processen nog steeds werkbaar blijven. In 2024 zal een en ander worden doorontwikkeld.
• Internal audit heeft, net als in 2022, een steekproef op de bekostiging gedaan. De accountant heeft op deze controle kunnen steunen.
• Er is een audit uitgevoerd op processen rondom Contractbeheer en Contractmanagement. 
• Er zijn steekproeven en onderzoeken gedaan, o.a. binnen het betaalproces, declaraties en de aanwezigheid van VOG’s, maar ook n.a.v. actuele ontwikkelingen op verzoek van het CvB.
• Mede door een goede monitoring van de acties n.a.v. de Management Letter konden veel bevindingen daaruit worden opgelost.
• Audits, steekproeven en andersoortige onderzoeken leiden bijna altijd tot verbeteracties. Hiermee worden de doelstellingen van internal audit om een lerende organisatie te bewerkstelligen én om processen beter te beheersen gerealiseerd.

In 2024 is de totstandkoming van een frauderisicobeleid één van de speerpunten in het Jaarplan en het toetsen van het nieuwe tax control framework van Firda. 

In 2023 is de Raad van Toezicht nauw betrokken geweest bij relevante onderwerpen met betrekking tot de fusie. Middels reguliere vergaderingen, werkbezoeken en via de audit- en onderwijscommissie is er gesproken over de nieuwe visie van Frida, de transitie van de twee oude organisaties naar de nieuwe Firda organisaties, de cultuur, de formatie ontwikkeling en de beoogde fusie voordelen. In het kader van de governance heeft het College van bestuur het treasury statuut en het audit statuut ter goedkeuring aan de RvT voorgelegd. Door het auditstatuut is de onafhankelijk van de internal auditor en de relatie met de RvT geborgd.

De Auditcommissie heeft in 2023 de Firda kaderbrief 2024, de Firda meerjarenbegroting 2024 - 2027 en de jaarrekeningen 2022 van ROC Friese Poort en Friesland College besproken ter voorbereiding op de bespreking in de Raad van Toezicht.  

In 2023 heeft Firda een plan van aanpak opgesteld ten behoeve van horizontaal toezicht 2.0. Na goedkeuring van de belastingdienst heeft dit geresulteerd in de ondertekening van het convenant door Firda in december 2023.  De kern van dit convenant betreft de wijze van samenwerking tussen Firda en de belastingdienst: op basis van begrip, transparantie en vertrouwen. Daarnaast is er een tax control framework opgesteld waarmee actief de belangrijkste fiscale risico’s worden beheerst , en zijn er afspraken gemaakt over de wijze van vastlegging en monitoring van deze risico’s.  

In het kader van een onderzoek naar de BTW aangiftes van voormalig Friesland College is er in 2023 een suppletie ingediend om de BTW aangiftes over 2020 t/m 2022 te corrigeren. Deze correctie had betrekking op de buitenlandse BTW en de detachering van medewerkers bij derden.Per 1 januari 2016 is de vennootschapsbelasting van toepassing voor het onderwijs. De stichting Firda voldoet aan de voorwaarden voor vrijstelling. Dit geldt niet Firda voor Volwassen BV, die als zodanige rechtspersoon vpb-plichtig is.   

Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarverslaglegging worden de risico’s voor Firda beoordeeld. Voor een deel van de operationele en financiële risico’s wordt een financiële buffer (algemene reserve) aangehouden. Er is niet een specifieke berekening gemaakt per risico maar wel een generieke berekening t.b.v. de aan te houden buffer. Deze is beschreven in de jaarrekening en heeft geleid tot een benodigde risicobuffer van € 13 mln. ultimo 2023.

Firda voert jaarlijks een risicoanalyse uit als onderdeel van het begrotingsproces. Startpunt voor deze analyse waren de risico’s die eerder naar voren zijn gekomen bij het risico-inventarisatie onderzoek  voorafgaand aan de fusie. Daarnaast is er assessment geweest op de strategische risico’s in relatie tot de Firda ambities zoals geformuleerd in de strategische visie ‘‘Wij zijn Firda”. Van elk risico is gekeken naar de kans dat een risico zich voordoet en de impact. Bij de risicoanalyse is rekening gehouden met een gezonde mate van risicobereidheid bij het CvB, waarvoor geldt dat niet ten koste van alles zekerheden worden ingebouwd, maar waar we vertrouwen op een volwassen organisatie met voldoende "controls". Daar waar wet- en regelgeving van toepassing is geldt overigens wel dat de risicobereidheid nihil is. De belangrijkste risico’s zijn in onderstaande tabel opgenomen.