04 Toezicht en medezeggenschap​

2024 was het eerste volledige kalenderjaar voor Firda als nieuwe onderwijsinstelling in Friesland en Noordelijk Flevoland. Waar 2023 volop in het teken stond van het realiseren van de instellingenfusie per 1 augustus 2023, was 2024 het jaar waarin de effecten van de fusie voor iedereen zichtbaar en merkbaar werden. Op basis van de periodieke rapportages die we ontvangen concluderen we dat Firda een stabiele en financieel gezonde organisatie is. Een organisatie die goed onderwijs verzorgt en volop inzet op de in de strategische koers geformuleerde ambitie om, in verbinding met de regio, te komen tot sterk vakonderwijs waarin je niet alleen leert voor een vak, maar ook voor het leven dat zich zowel binnen- als buiten de sfeer van werk afspeelt. Tegelijkertijd realiseren we ons dat er zo kort na de fusie ook nog het nodige te doen is. In dat kader noemen we de ontwikkeling van wendbaar en responsief onderwijs en het welzijn van medewerkers als onderwerpen waar de komende periode onderwerpen extra aandacht aan wordt gegeven.  

Taken en bevoegdheden
De Raad van Toezicht (RvT) houdt integraal en onafhankelijk toezicht op de instelling, in het bijzonder op het College van Bestuur (CvB). Zoals omschreven in ons toezichtkader toetsen we of het CvB bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog heeft voor het belang van de organisatie in relatie tot de maatschappelijke functie en daarbij rekening houdt met het belang van Firda en het publieke belang. Daarnaast zijn we de werkgever van het CvB en vervullen we een rol als klankbord en adviseur. Concreet betekent dit dat we niet alleen achteraf goedkeuren, maar ook vooraf sparren met het CvB. Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Kwaliteit en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie.

Vergaderingen en evaluatie
In het verslagjaar kwamen we vijf keer bijeen in een reguliere vergadering met het CvB. Middels drie strategische rapportages per jaar, waarmee het CvB aan de RvT verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op de doelmatige verwerving en besteding van de middelen.

In de reguliere vergaderingen kwamen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• goedkeuring van het gewijzigde treasurystatuut;
• goedkeuring van het Geïntegreerde Jaardocument 2023 (bestuursverslag en jaarrekening);
• goedkeuring van het Strategisch Huisvestingsplan 2024 – 2027;
• goedkeuring van de aankoop van locatie Stadionplein te Leeuwarden;
• goedkeuring van de revitalisatie van locatie Wilaarderburen;
• goedkeuring van het jaarplan en de begroting 2025, inclusief meerjarenbegroting van Firda;
• bespreking van de kaderbrief 2025 en de managementletter 2023;
• bespreking van de stand van zaken huisvesting in Heerenveen;
• bespreking van de resultaten van het Medewerkers TevredenheidsOnderzoek (MTO);

Daarnaast werd in november 2024 een evaluatievergadering gehouden. Daar waar vorig jaar de teamanalyse onder leiding van een externe deskundige centraal stond, is dit jaar gekozen voor een evaluatie in eigen kring. In aanwezigheid van het CvB hebben we ons eigen functioneren besproken aan de hand van de vijf kernthema’s die vooraf door ieder lid van de RvT (en het CvB individueel waren gescoord.  Deze vijf kernthema zijn opgenomen in een bijlage bij het Reglement Raad van Toezicht.

Tijdens deze vergadering is ook de bezoldigingsklasse en de bezoldiging van de RvT en het CvB voor 2024 vastgesteld en is de voorbereiding van de evaluatiegesprekken met het CvB aan de orde gekomen.

Studiedagen
In dit verslagjaar hebben we twee studiedagen georganiseerd. De studiedag in juli begon met een geslaagd bezoek aan Wajer Yachts in Heeg waar we kennis hebben gemaakt met dit bedrijf en de mogelijkheden die men biedt aan stagiaires van Firda.

In het tweede deel van deze studiedag zijn we met Duuk Baten van SURF in gesprek gegaan over Artificial Intelligence (AI) en de impact op het onderwijs, zowel in de zin van mogelijkheden als van risico’s. Met Quinten Smit van The Next School spraken we verdiepend over de portfolio-analyse en de mogelijkheden voor de mbo-colleges om marktaandeel te winnen aan de randen van het Firda-voedingsgebied.

Tijdens de studiedag van september hebben we kennisgemaakt met een aantal directeuren van de ondersteunende diensten en met de nieuwe directeur van Firda voor Volwassenen. Zij hebben ons op bevlogen wijze meegenomen in het reilen en zeilen binnen hun organisatieonderdeel en de uitdagingen die er nog liggen.  

In vervolg op de eerdere studiedag hebben we daarnaast verdiepend gesproken over het AI en dan met name wat dit onderwerp voor ons als RvT betekent. Conclusie is dat AI een onderwerp is dat, gelet op de snelheid van de ontwikkelingen en de impact op de organisatie, zowel binnen Firda als binnen de RvT aandacht vraagt. 

Tot slot was er tijdens deze studiedag volop ruimte voor de teamvorming binnen de RvT en de nadere onderlinge kennismaking. We kijken terug op twee geslaagde studiedagen!

Informatievoorziening en contacten met de organisatie, de medezeggenschapsorganen en de onderwijsinspectie
Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. We streven naar een optimale balans tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we als schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, besluitenlijsten van het CvB, verslagen van de overleggen met de Ondernemingsraad en met de Studentenraad, het overleg met de vakbonden, benchmarks, inspectierapporten, VSV-cijfers en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten.

Ook voeren we tweemaal per jaar overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en de Studentenraad. In deze gesprekken waarin we vooral ook terug hebben gekeken op één jaar Firda en samenwerking met het College van Bestuur, ontvingen we een waardevol inkijkje in de stand van zaken.  

Daarnaast combineren we twee keer per jaar een reguliere vergadering met een werkbezoek aan een mbo-college. Het werkbezoek in april begon met een rondleiding door de in aanbouw zijnde locatie bij het Cambuurstadion en bezochten we daarna mbo-college Leeuwarden. De directie nam ons mee in de opgaven en transities die spelen zoals de schuifoperatie en de kanteling naar een mbo-college structuur. Vervolgens gingen we in gesprek met studenten en medewerkers van het team Verzorgende-IG, een team wat is ‘verhuisd’ naar dit mbo-college en waarvan zowel de studenten als de medewerkers de gevolgen van de fusie aan den lijve hebben ondervonden.

In oktober waren we te gast bij mbo-college Drachten. In een gevarieerd programma gingen we in gesprek met studenten, medewerkers en de directie over onderwerpen als wendbaar en responsief onderwijs, het pitstop-traject (voorkomen VSV en meer) en health technologie/zorginnovaties. Een mooi en inspirerend werkbezoek, waarbij vooral het gesprek met de studenten bij het pitstop-traject door ons als waardevol is ervaren. 

Samenstelling en bezoldiging
De Raad van Toezicht kent zeven leden. Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 5.3.

De bezoldiging van de voorzitter en leden van de Raad van Toezicht is vastgesteld op respectievelijk 11,25% en 7,5% van het bezoldigingsmaximum van klasse G. Dit is ruim lager dan de toegestane maxima van op grond van de Wet Normering Topinkomens (resp. 15% en 10%). De ondersteuning van de RvT werd verzorgd door de beide bestuurssecretarissen.

Toetsing aan de branchecode
De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 3.1.3. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van Firda. Firda is in 2024 niet afgeweken van de Code Goed Bestuur in het MBO.

Tot slot
We kijken terug op een intensief en succesvol jaar. Het eerste volle jaar als Firda, dat staat voor sterk vakonderwijs in Friesland en Noordelijk Flevoland. Door het CvB en alle medewerkers is een enorme prestatie geleverd en daar zijn we als RvT trots op. Samen met het bestuur, alle medewerkers en de stakeholders werken we verder aan het realiseren van onze ambities en doelen voor de toekomst.

Bij Firda willen we niet alleen dat je slaagt in je vak, we willen dat je slaagt in je leven.

De Raad van Toezicht ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet. Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: raadvantoezicht@firda.nl

Namens de Raad van Toezicht,
Wim Kleinhuis, voorzitter

De nieuwe Ondernemingsraad (OR) van Firda is in november 2023 geïnstalleerd. Het jaar 2024 was daarom een jaar waarin het OR-werk voor de meeste OR-leden nog betrekkelijk nieuw was. Daarnaast stond 2024, als gevolg van de fusie, nog steeds in het teken van verandering. Ondanks deze uitdagingen heeft de OR met veel inzet en toewijding zijn rol vervuld. 

De OR kijkt terug op een jaar waarin samenwerking en constructieve dialoog centraal stonden. Mede door het vertrouwen van collega’s en het open overleg met het College van Bestuur (CvB), kon de OR een bijdrage leveren aan een solide basis voor de toekomst. Het was een intensief, maar zeer positief jaar waarop met trots teruggeblikt wordt. 

In de loop van 2024 heeft een eerste evaluatie plaatsgevonden. Ondanks dat de uitkomsten positief waren, zijn er ook een aantal verbeterpunten, veelal van praktische aard. Deze zijn in de loop van het jaar geïmplementeerd dan wel hebben constante aandacht.  

Werkwijze 
De OR werkt volgens onderstaande vaste vergadercyclus. De besluitvorming en de vastlegging vindt plaats via de verslaglegging van de vergaderingen.  

Week 1:            Agenda-overleg   
Week 2:            Commissievergaderingen 
Week 3:            OR-vergadering 
Week 4:            Vergaderingen onderdeelcommissies  
Week 5:            Overlegvergadering CvB (OVOR) 

De OR kent per mbo-college een onderdeelcommissie. Eveneens werkt de OR met de vaste commissies financiën, onderwijs en personeel, die de behandeling van de onderwerpen voorbereid. De OR kan zich daarnaast in de voorbereiding desgewenst laten bijstaan door een extern adviseur.  

Overleg 
Naast de overlegvergaderingen met het CvB voert de OR-overleg met andere partijen. Twee keer per studiejaar vindt een overleg plaats tussen OR en de Raad van Toezicht (RvT). Daarnaast overlegt de OR twee keer per studiejaar met een afvaardiging van de Studentenraad.  

De OR voert eveneens twee keer per studiejaar overleg met de vakbonden, ter voorbereiding op het overleg tussen vakbonden en CvB. De OR is als toehoorder bij dit overleg aanwezig.  

Met het CvB wordt twee keer per studiejaar het Artikel 24-overleg gevoerd. Tijdens dit overleg, dat onderdeel uitmaakt van de agenda van de overlegvergadering, kijken het CvB en de OR vooruit naar de te behandelen onderwerpen in het daaropvolgende half jaar.  

In het najaar van 2024 heeft de OR bij zowel het CvB als de RvT aangegeven om aan de voorkant meer meegenomen te willen worden in de beleidsvorming. Afgesproken is daarom om twee keer per studiejaar thema-overleg te voeren. Deze thema’s hebben voornamelijk betrekking op toekomstige ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben door het door Firda te voeren beleid.  Daarnaast hebben de onderdeelcommissies de intentie om het overleg met de Studentenraad op de mbo-colleges meer vorm te geven. Tenslotte zijn eind 2024 de eerste stappen gezet om het contact met de achterban te versterken.   

Scholing 
In 2024 hebben de OR-leden deelgenomen aan diverse trainingen die door het Platform Medezeggenschap worden aangeboden. Onderstaand de trainingen waaraan verschillende OR-leden hebben deelgenomen:

• Bevoegdheden van de OR, anders dan in de WOR geregeld 
• Training voor minder ervaren en beginnende OR-leden 
• Training OR en Arbo 
• Driedaagse training financiën 
• Verdiepingscursus financiën 
• Training deskundig voorzitten 
• Training voor ambtelijk secretaris OR 

Op 10 januari 2024 was er een teambuildingsdag bij De Laape in Warten. Doel van deze dag was elkaar (beter) te leren kennen, elkaars kwaliteiten te ontdekken en te ontdekken hoe de leden elkaar kunnen versterken. In januari 2025 staat er wederom een teambuildingsdag op de planning.  

Communicatie 
De OR communiceert via de portal Weten en Regelen. Hier is alle informatie over de OR te vinden, zoals bevoegdheden, samenstelling en kandidaatstelling. Daarnaast vindt men hier de agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de OR, OVOR en onderdeelcommissies.  

Een aantal keren per studiejaar wordt in de reguliere nieuwsbrief van Firda een update gegeven over het werk van de OR. In 2024 gebeurde dit in februari en april. Ook door sommige onderdeelcommissies wordt een nieuwsbrief uitgegeven. 

Behandelde onderwerpen 
Het CvB legde onderstaande onderwerpen ter instemming of advisering voor aan de OR.   

• Kaderbrief 2025 (ingestemd) 
• Hoofdlijnen begroting 2025 (ingestemd)
• Meerjarenformatieplan (ingestemd) 
• Gedragslijn relaties en onderlinge familiebanden op het werk (ingestemd) 
• Aanstellingsbeleid (ingestemd) 
• Beloningsbeleid (ingestemd) 
• Doorstroombeleid (ingestemd) 
• Generiek functiehuis (ingestemd) 
• Regeling compensatie verlof 2024 (ingestemd) 
• Procesevaluatie werkdrukplannen (ingestemd) 
• Benoemingseisen onderwijsgevend personeel Firda (ingestemd) 
• Handboek examinering en examenreglement (ingestemd) 
• Studiegidsen OER 2024-2025 (ingestemd) 
• Handboek en PTA’s VAVO 2024-2025 (ingestemd) 
• Jaarrooster OP en vakantieregeling studenten 2025-2026 (ingestemd) 
• Uitgangspunten werkkostenregeling 2025 en stand van zaken 2024 (ingestemd) 
• Opleidingsportefeuille 2024-2025 en voornemen te starten opleidingen 2025- 2026 (positief geadviseerd) 
• Aanbesteding flexibele arbeid (positief geadviseerd) 

Zoals bovenstaand overzicht laat zien heeft de OR ten aanzien van alle onderwerpen positief geadviseerd of ingestemd. Bij een aantal onderwerpen is hieraan voorafgaand een uitvoerige discussie tot stand gekomen en heeft het voorstel van het CvB uiteindelijk een wijziging ondergaan. Zo heeft de OR met het CvB kunnen overeenkomen dat het percentage LC- en LD-docenten en hoger per augustus 2025 65% is. Hierdoor kunnen dit jaar meer collega’s het LC-traject volgen.   

Naast het bovenstaande heeft de OR diverse stukken besproken met het CvB die ter informatie zijn ontvangen. In het najaar is bovendien met het CvB en de RvT het gesprek gevoerd over het rapport “Governance in het mbo, themaonderzoek inspectie naar de rolvervulling van medezeggenschapsorganen en het samenspel in de governancedriehoek”. Aan de hand van vijf vragen werd besproken hoe de rolvervulling van de OR door de driehoek wordt ervaren en welke aandachtspunten er voor de toekomst zijn.  

Samenstelling OR  
In 2024 hebben twee leden hun werkzaamheden voor de OR beëindigd. Daarnaast stond er nog een vacature open. Alle vacatures zijn weer ingevuld. Voor de samenstelling van de OR van Firda wordt verwezen naar bijlage 4. 

De Ondernemingsraad kijkt met tevredenheid terug op een goed jaar waarin belangrijke stappen zijn gezet. Door intensieve samenwerking en een groeiend wederzijds vertrouwen heeft de OR zijn rol met overtuiging vervuld. Met deze stevige basis kijkt de OR vol vertrouwen naar de toekomst, waarin gestreefd wordt naar een nog betere invulling van zijn taken en een nauwere verbinding met de achterban.  

De OR wil het CvB bedanken voor de constructieve samenwerking in 2024. 

Thomas Oosterkamp, voorzitter

Annet van der Geest, secretaris/plaatsvervangend voorzitter

De Studentenraad (SR) vertegenwoordigt alle studenten van Firda en is samengesteld uit vertegenwoordigers van de deelraden van alle mbo-colleges. De SR beslist mee en adviseert over allerlei zaken zoals de kwaliteit van het onderwijs, de begeleiding van studenten, nieuwe ontwikkelingen binnen Firda en faciliteiten in de scholen. De SR en de deelraden worden begeleid door een onafhankelijk begeleider. Het afgelopen jaar vergaderde de SR vijf keer met het College van Bestuur (CvB). Tijdens deze vergaderingen werd er onder meer gesproken over het welzijn van studenten, zorg in de school, inclusiviteit, stagediscriminatie, de uitslag van de JOB-monitor en het thema-onderzoek Governance.  

 Beleidsstukken en onderwerpen waar de SR mee in heeft gestemd of waarover positief is geadviseerd: 

• het medezeggenschapsstatuut 
• het mbo-studentenfonds 
• het handboek Examinering en het Examenreglement 
• de praktijkovereenkomst 
• de studiegids 
• de schoolkostenregeling leermiddelen 
• het handboek kennismaking en toelating 
• het jaarrooster 

Dit is een greep uit de beleidsstukken die aan de SR zijn voorgelegd en die daar waar nodig ook met de deelraad op elk mbo-college zijn besproken. 

Overige overleggen 
Naast de overleggen met het CvB heeft de SR ook twee keer overleg gevoerd met de Ondernemingsraad (OR) en twee keer met de Raad van Toezicht (RvT).  

Tijdens de overleggen met de RvT is onder meer stilgestaan bij de stand van zaken na één jaar fusie, studentenwelzijn en het thema Governance (verhouding SR – CvB – RvT). 

Op 2 oktober 2024 is in een gezamenlijke vergadering met delegaties van de OR, SR en het CvB de Kaderbrief 2025 besproken en op basis daarvan is ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting 2025 en het reglement besluitvorming hoofdlijnen Begroting. Voorafgaand aan deze gezamenlijke vergadering heeft de SR van de directeur Financiën, Control en Facilitaire Zaken uitleg ontvangen over het begrotingsproces en de begrotingssystematiek.  

Verder stonden er afgelopen jaar diverse trainingen op het programma en een debat met de fractievoorzitter van het CDA Henri Bontenbal.  

Afgelopen schooljaar was de start van het samen verder gaan onder de naam Firda. Er is hard gewerkt aan het creëren van een gezamenlijk Firda beleid op het gebied van examinering. Veel bewustwording is ontstaan op het gebied van onderlinge verschillen in organisatiestructuur, werkwijzen en functieprofielen. Er is aandacht besteed aan het in kaart brengen van deze verschillen, om vervolgens weloverwogen keuzes te kunnen maken voor de samenstelling van, en het functioneren van de examencommissies.  

Binnen de visie van Firda op borging en afsluiting volgen de voorzitters van de examencommissies de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van onderwijs en examinering (bv Lerend kwalificeren & Dialogisch valideren). Dit is op diverse mbo-colleges in ontwikkeling middels het uitvoeren van pilots. Daarnaast past de wijze van examineren in de ontwikkelingen van wendbaar en responsief onderwijs. Examinering bij Firda is geen losstaand proces, maar een integraal onderdeel van het onderwijs. Het sluit naadloos aan bij de strategische koers en onderwijsvisie, waarbij elk domein de vrijheid krijgt om examinering op maat te ontwikkelen en uit te voeren. Bij Firda streven we naar erkenning van diverse prestaties. Of het nu gaat om een diploma, certificaat of verklaring, elke student verdient waardering voor zijn of haar inspanningen. We bieden verschillende paden voor studenten om hun opleiding af te ronden en streven naar maatwerk in erkenning.  

Er is voor gekozen om eerst kort iets te zeggen over de werkwijze op de verschillende mbo-colleges. Vervolgens wordt het functioneren van de examencommissies van afgelopen schooljaar beschreven en wordt er aandacht besteed aan de ontwikkelingen en aandachtspunten uit het schooljaar 2023/2024. Er wordt afgesloten met een opsomming van de aandachtspunten voor het huidige schooljaar. 

Werkwijze mbo-colleges 
Firda gaat voor kwaliteit en geeft daarmee de garantie dat zowel de student, de werkgever als de samenleving blind kunnen vertrouwen op de waarde van het afgegeven diploma en andere ‘kwalificerende’ waardepapieren. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van examenplannen en de keuze voor exameninstrumenten ligt bij de domeinen. Uitgangspunt hierbij is dat wordt voldaan aan wettelijke en Firda-gerelateerde kaders, met ruimte voor regionale inkleuring en een mix aan examenvormen die aansluiten bij de variëteit en diversiteit van studenten.  

Een kwalitatief goed examen biedt de student een eerlijke kans om te laten zien wat hij of zij in huis heeft om zijn vak goed uit te kunnen oefenen. Door zorgvuldig te beoordelen wordt vastgesteld of de student aan de kwalificatie-eisen voldoet en daarmee aantoonbaar bekwaam is. Hierbij staat de borging van de onderlinge vergelijkbaarheid, gelijkwaardigheid en validiteit van examens centraal. Met andere woorden; studenten worden op een gelijkwaardige manier beoordeeld en de vergelijkbaarheid van examens is voor wat betreft niveau en complexiteit geborgd.  

De examencommissie is eindverantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van examinering bij het betreffende mbo-college. Binnen Firda hebben de examencommissies een onafhankelijke positie (borgen) ten opzichte van de opleidingen in de mbo-colleges (zorgen), waardoor het borgen en het zorgen duidelijk is gescheiden en de examencommissies dus objectief kunnen fungeren.  

De examenorganisatie van de verschillende mbo-colleges verschilt in inrichting. De colleges waarbij nog niet één examencommissie actief is (maar meerdere), hebben als opdracht gekregen om per 1 augustus 2024 te harmoniseren. De examencommissies borgen binnen de mbo-colleges het proces om te komen tot deugdelijke diplomering. Ieder onderwijsteam heeft één of meerdere regiehouders examinering, die zorg dragen dat de examinering binnen het team voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Veel examencommissieleden zijn ook tevens regiehouder examinering. Er wordt toegewerkt naar een duidelijke scheiding tussen borgen en zorgen.   

In totaal zijn er bij benadering 7300 studenten gediplomeerd in het schooljaar 2023/2024 op mbo-niveau. Er zijn 70 Atheneum, 15 Gymnasium, 152 Havo en 30 VMBO diploma’s afgegeven door het VAVO. Daarnaast zijn er door het VAVO 158 certificaten afgegeven.  

Functioneren examencommissies 
De examencommissies hebben afgelopen studiejaar stabiel gefunctioneerd. De leden van de examencommissies zijn deskundig voor hun taak. Binnen de examencommissies is er bewustzijn gecreëerd over het belang van scheiding borgen en zorgen (ondanks de nog veelal dubbelrol van regiehouder en examencommissielid). Diverse examencommissies hebben in dit schooljaar een extern lid toegevoegd aan hun examencommissie. Op de mbo colleges waar teams vanuit voormalig Friese poort en Friesland college zijn geharmoniseerd, is hard gewerkt om de processen met betrekking tot examineren opnieuw te beschrijven en éénduidig in te richten. De reorganisatie van de borgende examenorganisatie (de examencommissies) is methodisch en met zorg uitgevoerd waardoor de examinering altijd zorgvuldig geborgd was. Een aantal examenplannen werden te laat vastgesteld doordat examenleveranciers producten te laat opleverden. Het handboek examinering is geïmplementeerd. Landelijke ontwikkelingen op het gebied van examinering worden vooral gevolgd door de voorzitters.  

Er is sprake van bewuste en constante kwaliteitsverbetering. Dit gebeurt aan de hand van een éénduidig ingerichte kwaliteitscyclus op BA1 en 2. Hiermee wordt gedurende het schooljaar het functioneren van de examencommissies en de kwaliteit van examineren in de onderwijsteams gemonitord.  

Ontwikkelingen en aandachtspunten 2023/2024 
De fusie en de daardoor veranderende werkwijze op de verschillende mbo-colleges geeft de examencommissies soms extra uitdagingen. Personele wijzigingen, veranderingen van taken/verantwoordelijkheden, en verschillen in processen door harmonisatie en migratie van onderwijsteams zijn factoren die invloed hebben op de primaire taken van de examencommissies. Ondanks deze organisatorische veranderingen is de examinering in dit schooljaar voldoende geborgd en er zijn geen escalaties ten aanzien van examinering geweest.  

Om het examineringsproces blijvend te kunnen borgen in een veranderende organisatie is het nodig om extra in zetten op de monitoring van examinering. De kaders voor examenafname zijn inmiddels vastgelegd in beleid. Implementatie van beleid verdient extra aandacht. Scholing van beoordelaars is veelal op orde en kalibreersessies over afgenomen examens vinden plaats. Het is van belang om komend schooljaar tot een nieuwe gezamenlijk werkwijze te komen ten aanzien van de deskundigheidsbevordering van beoordelaars. Nieuw beleid met betrekking tot keuzedelen is in ontwikkeling. Dit beleid gaat ook heldere kaders geven voor examinering.  

Wat ook dit schooljaar in verschillende examencommissies veel aandacht heeft gekregen is de digitalisering. Enerzijds digitalisering van examenprocessen zoals het aanvragen van vrijstellingen en aangepaste examinering en digitale dossiervorming, anderzijds digitalisering van de afname en beoordeling van examens. Van belang hierbij is: blijf aandacht houden voor de samenhang en bevordering van de digitalisering van de examenprocessen en de randvoorwaarden. 

Er wordt aangegeven dat de fusie onzekerheid en onduidelijkheid met zich meebrengt. Er is door leden van de examencommissies de wens uitgesproken om meer op één lijn te werken met de andere mbo-colleges. Hierbij wordt eveneens de wens uitgesproken voor Firda brede scholingen voor alle examenfunctionarissen.  Daarnaast verdient de kwaliteit van communicatie blijvende aandacht. Door de fusie wordt op veel niveaus met elkaar gecommuniceerd en worden verschillen dichterbij elkaar gebracht. De informatievoorziening in onze veranderende organisatie naar alle examenfunctionarissen is van groot belang. 

Aandachtspunten komend schooljaar 
Naast ‘terugblikken en evalueren’ is er in het jaarverslag ook aandacht voor ‘vooruitkijken’. Het jaarverslag eindigt dan ook met een opsomming van aandachtspunten voor het nu lopende schooljaar. 

In het schooljaar 2024/2025 zal er op elk college slechts één examencommissie actief zijn. Er is daarbij in diverse varianten gekozen voor een portefeuilleverdeling onder examencommissieleden. Portefeuilleverdeling dient geëvalueerd te worden en aangepast waar nodig voor het schooljaar 2025/2026 waarbij de examencommissies ervaringen kunnen uitwisselen en elkaar kunnen versterken. Met de samenvoeging naar één examencommissie per college dient er een effectieve communicatie en samenwerking opgezet te worden tussen secretarissen, regiehouders examinering en examencommissieleden. De scheiding tussen de laatstgenoemde twee functies dient verder te worden geoptimaliseerd. Voorzitters volgen vier deskundigheidsbevorderingsbijeenkomsten gedurende dit schooljaar, waarvan de eerste heeft plaatsgevonden op 3 oktober 2024 (juridische training). Voor zowel examencommissieleden als ook regiehouders examinering zullen er ook diverse deskundigheidsbevorderingen worden aangeboden. Ook examencommissieleden zullen de mogelijkheid hebben om landelijke ontwikkelingen te volgen door middel van verbinding met elkaar, alsook de mogelijkheid om zelf evenementen en trainingen bij te wonen. Bij de zelfevaluatie die per examencommissie wordt uitgevoerd in juni 2025, zullen voorzitters wisselen van locatie zodat een objectieve evaluatie kan worden gerealiseerd.   

 In het jaarplan Examinering 2024/2025 zijn de volgende kwaliteitsdoelen vastgesteld: 

• Er is Firda breed eenduidigheid in werkwijze met betrekking tot examinering.  
• De processen met betrekking tot examinering zijn waar mogelijk Firda breed gedigitaliseerd en geautomatiseerd.  
• Er is een transparante kwaliteitscyclus met betrekking tot BA1/examencommissies en BA2/onderwijsteams en domeinen.  
• Er is effectieve communicatie/verbinding tussen de verschillende geledingen.  
• De kwaliteit van keuzedelen examinering is geborgd.  
• Er is bij alle personen die betrokken zijn bij examinering een groot taak bewustzijn en alle collega's zijn deskundig voor hun rol.  
• De manier van afsluiten/examineren past bij Wendbaar en responsief onderwijs. Kwaliteit van afsluiten en innoveren gaat hierbij hand in hand.  
• Er is een effectieve beleidscyclus ten aanzien van examineren.  
• De taak van de secretarissen binnen Firda is helder en éénduidig en ze zijn goed gepositioneerd op de mbo-colleges.  
• Verdere beleidsmatige implementatie van het VAVO.  
• Evalueren en opnieuw beschrijven en inrichten van het proces vaststellen examenplannen in afstemming met WRO.  
• Er is Firda breed een eenduidig en zorgvuldig proces m.b.t. de uitgifte van examens.  

Door de fusie en daarmee de verschuivingen van opleidingen per college zal dit ook effect hebben op de examenorganisatie. Werkwijzen voormalig Friese Poort en Friesland College zullen zich hiermee gaan vermengen. Dit zal het verschil in organisatiestructuur nog zichtbaarder maken. Op gebied van beleid zijn er veel uitdagingen geweest, mede door de fusie. In 2024/2025 dient te worden herijkt en verdient vooral de implementatie van beleid en uniformiteit in werkwijze onze aandacht.  

Voorzitters Examencommissies Firda 

Firda stelt hoge eisen aan de eigen organisatie. Desondanks kan het voorkomen dat een student of een medewerker ontevreden is of een klacht heeft. Uitgangspunt is dat wanneer een medewerker of student niet tevreden is of een klacht heeft, dit eerst besproken wordt met een betrokken medewerker van Firda. Dit kan een docent zijn, een SLB’er of een leidinggevende. In dit gesprek kunnen mogelijke fouten hersteld worden of misverstanden rechtgezet. De ervaring leert dat het merendeel van de klachten door dergelijke gesprekken wordt opgelost. 

Wanneer dit niet het geval is, kan een beroep worden gedaan op één van de klachtenregelingen van Firda door een klacht, een bezwaar- of een beroepschrift in te dienen. Dat kan bij Firda via Het Loket. Via dit laagdrempelige loket komt de student of medewerker bij de juiste commissie terecht. Het Loket is verantwoordelijk voor het doorzenden van de klacht, het bezwaar of het beroep naar de commissie of het orgaan dat bevoegd is de klacht, het bezwaar of het beroep in behandeling te nemen, dan wel een besluit hierop dient te nemen. 

Firda kent voor haar werknemers en studenten de volgende interne klachten- en bezwarencommissies:  

Voor medewerkers: 

• Interne commissie arbeidszaken: Deze commissie adviseert over geschillen tussen werkgever en werknemer over o.a. functiewaardering.  

Voor studenten:  

• Commissie van Beroep voor de Examens: Deze commissie beoordeelt beroepschriften tegen een besluit van de examencommissie zoals een negatief BSA, een cijfer, afwijzing vrijstelling of herkansing.  
• Geschillenadviescommissie: De Geschillenadviescommissie adviseert over geschillen inzake bijvoorbeeld schorsing en verwijdering.  

Voor medewerkers en studenten: 

• Algemene klachtencommissie: De Algemene klachtencommissie adviseert over klachten die niet voorgelegd kunnen worden aan één van de andere commissies. 
• Klachtencommissie sociale veiligheid: Deze commissie behandelt klachten over agressie, geweld, discriminatie, seksuele intimidatie en ander ongewenst gedrag.  
• Privacy commissie: De Privacy commissie adviseert over bezwaarschriften ten aanzien van het gebruik of de bescherming van persoonsgegevens.  

De Algemene klachtencommissie, de Klachtencommissie sociale veiligheid en de Interne commissie arbeidszaken bestaan uit een onafhankelijk externe voorzitter en interne leden. Voor de externe voorzitter wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde voorzitterspool. Per klacht of bezwaar wordt een voorzitter op basis van beschikbaarheid aangesteld. De Privacy commissie en de Commissie van Beroep voor de Examens bestaan volledig uit interne leden en een interne voorzitter. De leden van de commissie zijn voorgedragen door de mbo-colleges en de ondersteunende diensten. Daarnaast zijn voor de Interne commissie arbeidszaken een aantal leden door de Ondernemingsraad voorgedragen. Ook de externe voorzitters worden deels door de Ondernemingsraad voorgedragen. 

Bij de Algemene klachtencommissie, de Privacy commissie en de Klachtencommissie sociale veiligheid zijn in 2024 geen klachten ingediend. 

De Commissie van Beroep voor de Examens heeft acht beroepschriften ontvangen. Twee zaken zijn terugverwezen naar het mbo-college en twee zaken zijn ingetrokken. Van de vier zaken die zijn behandeld zijn er drie ongegrond verklaard en één gegrond.  

Een uitspraak van de Commissie van Beroep voor de Examens is door bezwaarmaker voorgelegd aan de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Deze verklaarde het beroepschrift ongegrond.  

De Geschillenadviescommissie ontving vijf bezwaren. Vier bezwaren zijn ongegrond verklaard en één bezwaar is ingetrokken.  

Bij de Interne commissie arbeidszaken werden 24 bezwaren ingediend. Een enorme toename ten opzichte van 2023. Verklaring voor deze toename is dat in 2024 het nieuwe functiehuis van Firda is ingevoerd, waarbij alle medewerkers opnieuw zijn geplaatst in een voor hen passende functie binnen die nieuwe functiehuis. Tegen deze plaatsing konden medewerkers in bezwaar gaan bij de Interne commissie arbeidszaken. In totaal 23 medewerkers zijn in bezwaar gegaan tegen de functieplaatsing. Van die 23 bezwaren zijn er zeven door de medewerkers ingetrokken. Van de resterende 16 bezwaren zijn er 15 ongegrond verklaard en één gegrond.  

Een viertal medewerkers wiens bezwaar ongegrond is verklaard, heeft vervolgens een bezwaar ingediend bij de Stichting Onderwijsgeschillen. Deze commissie verklaarde het bezwaar in drie gevallen ongegrond en in één geval gegrond.  

Naast de bezwaren in het kader van het nieuwe functiehuis werd in 2024 één regulier bezwaarschrift bij de Interne commissie arbeidszaken ingediend. De behandeling van dit bezwaar loopt door in 2025. 

Klachten 
Naast officiële bezwaar- en beroepschriften komen bij Het Loket ook klachten binnen. In 2024 werden 26 klachten ontvangen. Deze klachten zijn grotendeels terugverwezen naar het desbetreffende mbo-college en opgelost. De resterende klachten zijn ingetrokken of in één geval niet in behandeling genomen omdat deze klacht anoniem was ingediend.  

Klokkenluidersregeling 
In 2024 is er geen gebruik gemaakt van de Klokkenluidersregeling. 

In het afgelopen jaar zijn er diverse belangrijke stappen gezet om de informatiebeveiliging en privacy binnen onze organisatie te versterken.  

Nieuwe Firda 365 omgeving 
Het afgelopen jaar is er een succesvolle harmonisatie van meerdere applicaties gerealiseerd, waaronder de overgang naar de Microsoft omgeving van Firda. Nieuwe accounts, Firda e-mailadressen en harmonisatie van Microsoft Teams. Deze harmonisatie is uitgevoerd met aandacht voor informatiebeveiliging, waarbij maatregelen zijn genomen om mogelijke kwetsbaarheden te minimaliseren.  

Datalekken 
In totaal zijn er elf datalekken geregistreerd waarvan vier bij de Autoriteit persoonsgegevens zijn gemeld. Na elke melding zijn maatregelen genomen om de impact te beperken en zijn acties ondernomen om in de toekomst incidenten te voorkomen, zoals aanscherpen controles en bewustwording voor de medewerkers. Er hebben zich geen datalekken voorgedaan met ernstige gevolgen. 

GRP Trustbound 
Een mooie vooruitgang was de ingebruikname van het Governance, Risk & Privacy-platform (GRP). Dit platform biedt ons de mogelijkheid om processen rondom privacy en risicomanagement verder te professionaliseren. Het ondersteunt de organisatie in het structureel beheersen van risico's, het voldoen aan wet- en regelgeving en het verhogen van de transparantie in verantwoording. Zowel de benchmark van MBO-digitaal als audits die op gebied van informatiebeveiliging en privacy voorbijkomen worden nu ondersteund door deze GRP-tool. Er is afgelopen jaar veel tijd gestoken in het vullen van deze applicatie, maar het geeft Firda op langere termijn een gestructureerde aanpak waardoor de organisatie afstemming vindt met de informatiebeveiliging en privacy. 

AI in het onderwijs 
In 2024 heeft kunstmatige intelligentie (AI) een steeds grotere rol gespeeld. Het gebruik van AI biedt kansen voor innovatie, maar het is belangrijk om dit op een verstandige en ethische manier te doen. De Europese Unie heeft hiervoor een wetgevend kader opgesteld, de AI-Act. Deze AI-Act heeft regels opgesteld voor het gebruik van AI met speciale aandacht voor de risico’s en impact en dwingt ons om kaders te stellen. De adoptie van AI lijkt snel te gaan door de ongekende mogelijkheden maar vormen ondertussen een grote uitdaging voor informatiebeveiliging en privacy.